Die
Technik.

Die Box hängt per Kabel oder WLAN in Ihrem Praxisnetz. Auf ihr laufen Kalender, Online-Buchung, Rezeption, Warteschlange, Wartezimmer-Anzeige, Rückrufliste, Anamnese, die automatischen Regeln und die Steuerung der Telefonassistentin Sarah.

Termine und Patientendaten liegen auf der Box in Ihrer Praxis. Ihr Team arbeitet im Browser, auf den Praxisrechnern wird nichts installiert. Der Fernseher im Wartezimmer zeigt eine Seite der Box und ruft mit Nummern statt Namen auf.

Ganz ohne Internet geht es nicht. Patienten buchen von zu Hause, Erinnerungen gehen per E-Mail raus, und Sarah braucht zum Hören, Verstehen und Sprechen mehr Rechenleistung, als ein kleiner Rechner hat. Die Tabelle zeigt, was die Box verlässt, wohin und warum.

Sarah besteht aus drei Bausteinen: Hören (Sprache zu Text), Denken (Sprachmodell) und Sprechen (Text zu Sprache). Diese Bausteine laufen entweder in EU-Rechenzentren großer Anbieter oder komplett auf einer stärkeren Box in Ihrer Praxis.

Warum läuft Sarah nicht einfach auf der Standard-Box? Am Telefon muss die Antwort in unter einer Sekunde beginnen. Ein Büro-Mini-PC ohne KI-Grafik brauchte im Test schon mit einem sehr kleinen Sprachmodell 7,6 Sekunden bis zum ersten Wort. Kleine Modelle rufen außerdem Kalenderfunktionen auf Deutsch unzuverlässig auf, es drohen falsche Termine.

Nur das Sprachmodell lokal bringt wenig. Solange Hören und Sprechen in der Cloud laufen, verlassen Gesprächsinhalte die Praxis trotzdem. Lokal lohnt sich nur, wenn alle drei Bausteine lokal laufen.

Braucht Ihre Praxis einen Mac mini? Nein. Für die Standard-Box reicht ein kleiner Mini-PC. Für lokale KI geht ein Mac mini, ein PC mit Nvidia-Grafikkarte oder eine AMD-Box.

Braucht Ihre Praxis ein ChatGPT- oder Claude-Abo? Nein. Chat-Abos helfen der Box nicht und bringen keine Verarbeitung in der EU. Die Box nutzt die Programmierschnittstelle des Anbieters und wird nach Verbrauch abgerechnet.

Für jede Variante gilt: Bei echter Telefonqualität verhören sich auch die besten Modelle in einem Test mit deutscher Telefonsprache bei 24–30 % der Wörter. Namen, Geburtsdaten und Termine müssen deshalb zurückgelesen und bestätigt werden. E-Mail-Adressen lässt Sarah heute schon bestätigen, für Namen, Geburtsdaten und Termine ist das für den Echtbetrieb geplant.

In der Live-Demo hört und spricht Sarah über ElevenLabs, gedacht wird mit Claude Haiku 4.5 über die Anthropic-API. Beide Dienste verarbeiten nicht garantiert in der EU. Die Demo läuft deshalb nur mit erfundenen Daten.

Für echte Patientendaten ist ein anderer Aufbau geplant: Hören und Sprechen über Microsoft Azure AI Speech in Frankfurt, Denken mit Claude über AWS Bedrock in EU-Rechenzentren. Getauscht werden nur diese drei Bausteine im Telefon-Agenten. Kalender, Rezeption und Daten auf der Box bleiben gleich. Die Stimme ändert sich dabei, ein Hörtest steht noch aus.

Welches Claude-Modell im Echtbetrieb läuft, lege ich vor dem Start fest. Heute ist es Claude Haiku 4.5, für das AWS ein Ende der Laufzeit frühestens ab Oktober 2026 ankündigt.

Ob diese Anbieter für Ihre Praxis ausreichen, entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 4).

Verantwortlich für die Patientendaten bleibt Ihre Praxis. Ich arbeite mit Mike Hillebrand Media in Ihrem Auftrag: Ich richte die Box ein, warte sie aus der Ferne und betreue sie. Damit bin ich Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und brauche mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Die Cloud-Dienste für Sarah und der Telefonie-Anbieter sind weitere Auftragsverarbeiter.

Schweigepflicht. Als Berufsgeheimnisträger dürfen Sie Patientengeheimnisse an Dienstleister weitergeben, die an Ihrer Arbeit mitwirken, soweit das für deren Aufgabe nötig ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Sie müssen diese Dienstleister aber zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 203 Abs. 4 StGB). Das betrifft auch mich, weil ich per Fernwartung auf die Box zugreife.

Cloud im Gesundheitswesen. Praxen und ihre Auftragsverarbeiter dürfen Gesundheitsdaten nur unter Bedingungen in der Cloud verarbeiten: Verarbeitung in Deutschland, der EU oder einem gleichgestellten Staat, eine Niederlassung der verarbeitenden Stelle in Deutschland und ein aktuelles C5-Testat des BSI (§ 393 SGB V). Nach vorsichtiger Auslegung gilt das für jeden Cloud-Dienst, der Gesundheitsdaten verarbeitet. Deshalb steht die Box bei Ihnen und nicht als Server bei mir. Ob die Box mit Fernwartung selbst als Cloud-Dienst zählt, ist rechtlich zu prüfen.

KI am Telefon. Sarah stellt sich am Telefon als digitale Assistentin vor. Ob und wie Sie Anrufer darüber hinaus informieren, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abzustimmen:

1. AVV mit Mike Hillebrand Media und Liste der Unterauftragsverarbeiter
2. Einsatz der Cloud-Dienste für Sarah nach § 393 SGB V
3. Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB
4. Hinweis an Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen
5. Speicherdauer von Gesprächsprotokollen und Terminen
6. Inhalte der E-Mails an Patienten
7. Fernwartung und Datensicherung
8. Ihre Datenschutzhinweise für Patienten

Für die Prüfung bekommen Sie von mir den AVV, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Bitte stimmen Sie den Einsatz vor dem Echtbetrieb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Die Box ist kein Server bei mir, sondern ein Gerät bei Ihnen. Das ist Absicht: Würde die Software auf einem Server bei mir laufen, wäre ich selbst ein Cloud-Anbieter im Sinne von § 393 SGB V.

Vor der Installation gehe ich diese Punkte mit Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister durch.

Keine Praxis soll mit einem zweiten Kalender arbeiten. Deshalb meldet die Box jeden festen Termin sofort weiter: angelegt, verschoben oder abgesagt. Online-Buchungen meldet sie, sobald der Patient sie mit der PIN bestätigt hat. Ein Fehler bei der Übergabe blockiert nie die Buchung, er steht im Protokoll. Mit einem Knopf testen Sie die Verbindung.

Die Box liefert Termine heute auf zwei Wegen: als Webhook (JSON an eine Adresse Ihrer Wahl) oder im Standardformat FHIR R4. Über den Webhook landen Termine zum Beispiel in einem Outlook- oder Google-Kalender. Für echte Patientendaten muss der Vermittler dafür in Ihrer Praxis laufen.

Direkt in den Kalender Ihrer Praxissoftware schreiben darf fremde Software nur über ein Partnerprogramm des Herstellers. Einen offenen Standard dafür gibt es nicht. Eine Freigabe eines Herstellers für die PraxisBox liegt noch nicht vor.

Noch nicht möglich: freie Zeiten aus der Praxissoftware lesen. Die Box plant mit ihrem eigenen Kalender und gibt Termine nach außen weiter. Das ändert sich, sobald ein Hersteller Lesezugriff gibt. Im Abo „Premium“ ist die Anbindung enthalten, sobald sie für Ihr System freigegeben ist.

Updates. Sicherheits- und App-Updates spiele ich per Fernwartung ein. Im Abo sind sie enthalten, nach einem Kauf im ersten Jahr und danach mit der Betreuung. Die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V verlangt zeitnahe Sicherheitsupdates. Ohne laufende Betreuung sollte die Box deshalb nicht mit echten Patientendaten arbeiten.

Fernwartung. Ich greife verschlüsselt von meinem Arbeitsrechner auf die Box zu. Geplant ist, dass dieser Zugang nur bis zur Box reicht und nicht zu Ihren übrigen Geräten.

Datensicherung. Die Datensicherung ist in Abo und Betreuung enthalten.

Überwachung. Die Box wird überwacht, damit Ausfälle auffallen. Reaktionszeit: innerhalb eines Werktags, bei Totalausfall innerhalb von 4 Stunden an Werktagen, Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Einen Notdienst rund um die Uhr gibt es nicht.

Protokoll. Jede Aktion steht im Protokoll der Rezeption: Buchungen, Erinnerungen, Regeln, Meldungen an die Praxissoftware und Fehler. Audio von Telefonaten wird nicht gespeichert.

Zugang. Die Rezeption ist passwortgeschützt. Die Zugangsschlüssel zu den Cloud-Diensten bekommen nur die Rechte, die die Box braucht, und lassen sich jederzeit widerrufen.

Stromausfall. Die USV überbrückt kurze Ausfälle.

Rückgabe. Endet das Abo, setze ich die Box vollständig zurück, erneuere die Zugangsschlüssel und trenne den Fernzugang.